Aggiungere un disclaimer in calce ad ogni messaggio in uscita su Exchange/Office365

disclaimer La vostra posta è su Exchange o su Office365 e vorreste aggiungere un bel disclaimer in calce ad ogni messaggio che spedite?

Ecco come fare:

Bisognerà accedere all’amministrazione di Exchange. Nel caso il server non sia su Office 365 basterà accedere alla pagina di amministrazione aggiungendo al solito URL il suffisso /ecp (ad es. https://www.acme.com/ecp).
Nel caso l’hosting fosse su Office 365 allora potrete provare a collegarvi al sito https://outlook.com/ecp.
Qualora l’operazione non andasse a buon fine seguite i seguenti passaggi:

  1. Accedere alla pagina di amministrazione di Office 365
    Office365-admin-page
  2. Dal portale di Office 365 aprire la pagina di amministrazione di ExchangeOffice365-exchange-admin-page

A questo punto le operazioni sono identiche a prescindere dalla piattaforma.

  • Scorrere sino alla sezione Flusso di posta e selezionare Regole
    Office365-rules
  • Cliccare sul segno + per aggiungere una nuova regola e selezionare Applica le dichiarazioni di non responsabilità
    Office365-CreateDisclaimer
  • Ora bisognerà configurare tutte le voci della nuova regola:
    Office365-AddDisclaimerText

        1. Assegnare un nome alla regola
        2. Alla voce Applica questa regola se… selezionare Il destinatario si trova in… e poi selezionare Esterno dell’organizzazione, così come qui indicato:
          Office365-RecipientExternal
        3. Cliccare su Immetti il testo… ed inserire il testo del proprio disclaimer. Io ho usato questo:
          • Le informazioni contenute in questo messaggio e nei documenti allegati, sono da considerarsi strettamente riservate. Il loro utilizzo è consentito unicamente al destinatario del messaggio, per le finalità indicate. Qualora riceveste questo messaggio per errore, vi preghiamo di darne immediata notizia al mittente e di procedere alla sua distruzione (compresi gli eventuali allegati). Costituisce violazione alle disposizioni del D.Lgs. n. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”, qualsiasi utilizzo e/o conservazione dei dati ricevuti per errore.
            Information in this message and its attachments may be privileged or confidential. It is for the exclusive use of the intended recipient(s). If you are not one of the intended recipients, you are hereby informed that any use, disclosure, distribution, and/or copying of this information is strictly prohibited. If you receive this message in error, please notify the sender immediately and delete all copies of this message.

            Se non ti è necessario, non stampare questa e-mail – If you don’t need, don’t print this e-mail

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Script per aggiungere automaticamente una firma ad Outlook su Exchange 2010/2013

Find username

Vorreste creare una firma in Outlook automaticamente acquisendo le informazioni da Active directory?

Si può fare!


Normalmente in Active directory vengono salvate poche informazioni come nome e cognome, ma è possibile salvare molte più informazioni che possono essere utilizzate per creare automaticamente una firma completa senza che l’utente debba inserire alcuna informazione.
Grazie ad uno script vbs si potrà così creare un oggetto ADSystemInfo che raccoglie tutte le informazioni presenti in Active Directory e mostrarle nella firma. Nella figura qui di seguito potrete notare che è possibile estrarre qualsiasi attributo presente nell’utente da includere nella firma.

ADattributes

Nella seguente immagine troverete impostati i principali attributi utili nell’utilizzo della firma:

UserAD

Ecco un esempio già pronto ed il relativo codice:
Signature

On Error Resume Next 
Set objSysInfo = CreateObject("ADSystemInfo") 
strUser = objSysInfo.UserName 
Set objUser = GetObject("LDAP://" & strUser) 
strName = objUser.FullName 

strNome = objUser.Description 
strUfficio = objUser.physicalDeliveryOfficeName
strReparto = objUser.Department
strTitolo = objUser.Title
strSocieta = objUser.company 
strVia = objUser.streetAddress 
strLocalita = objUser.l
strTelefonoFisso = objUser.telephoneNumber 
strFax = objUser.FacsimileTelephoneNumber
strCellulare = objUser.Mobile
strProvincia = objUser.st
strEmail = objUser.mail

Set objWord = CreateObject("Word.Application") 
Set objDoc = objWord.Documents.Add() 
Set objSelection = objWord.Selection 
Set objEmailOptions = objWord.EmailOptions 
Set objSignatureObject = objEmailOptions.EmailSignature 
Set objSignatureEntries = objSignatureObject.EmailSignatureEntries 
Set objShape = objSelection.InLineShapes.AddPicture("\\NOMESERVER\CONDIVISIONE\logofirma.jpg") 

objSelection.TypeParagraph()
'objSelection.TypeText chr(11)
objSelection.Font.Size = "8" 
objSelection.Font.Name = "Verdana" 
objSelection.Font.Bold = true 
objSelection.TypeText strNome   
if not strTitolo="" then 
	objSelection.Font.Size = "6"  
	objSelection.Font.Bold = false 
	objSelection.Font.Italic = true 
	objSelection.TypeText Chr(11) & strTitolo 
end if
if not strUfficio="" then 
	objSelection.Font.Size = "6"  
	objSelection.Font.Bold = false 
	objSelection.Font.Italic = false 
	objSelection.TypeText Chr(11) & strUfficio 
end if
if not strReparto="" then 
	objSelection.Font.Size = "6"  
	objSelection.Font.Bold = false 
	objSelection.Font.Italic = false 
	objSelection.TypeText Chr(11) & strReparto 
end if 

objSelection.TypeParagraph() 


'objSelection.Style = "No Spacing" 
objSelection.Font.Italic = true 
objSelection.Font.Color = RGB(45,129,81)
objSelection.Font.Size = "8"   
objSelection.Font.Name = "Verdana" 
objSelection.Font.Bold = true 
objSelection.TypeText "NOMEAZIENDA" & Chr(11) 
objSelection.Font.Size = "6"  
objSelection.TypeText "INDIRIZZO" & Chr(11)
objSelection.TypeText "CAP LOCALITA (PROV)" & Chr(11)
objSelection.TypeText "Telefono: NUMERODITELEFONO" & Chr(11)
objSelection.TypeText "Fax: NUMERODIFAX"
if not strCellulare="" then objSelection.TypeText Chr(11) & "Mobile: " & strCellulare
objSelection.TypeText Chr(11) & "E-mail: " & strEmail 
objSelection.TypeParagraph() 

Set objSelection = objDoc.Range() 

objSignature = objSignatureEntries.Add("Firma con logo", objSelection) 
objSignatureObject.NewMessageSignature = "Firma con logo" 
objSignatureObject.ReplyMessageSignature = "Firma con logo" 
objDoc.Saved = True 
objWord.Quit