Che cos’è la Posta Elettronica Certificata?

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è una soluzione digitale per l’invio di contenuti con valore legale che garantisce la certezza di invio e di consegna al destinatario, in sostituzione di strumenti tradizionali quali raccomandata con ricevuta di ritorno o fax. La PEC si rivolge principalmente a chi ha l’esigenza di inviare messaggi in modo sicuro direttamente dal proprio pc. L’utilizzo della PEC è particolarmente vantaggioso non solo per i privati, che grazie alla PEC possono evitare spese e code agli uffici postali per l’invio delle proprie raccomandate, ma anche per le aziende perché la PEC consente di semplificare i rapporti con clienti e fornitori, sostituendosi alle raccomandate e ai fax nei rapporti ufficiali.

Da quali leggi è regolata?

La Posta elettronica certificata è regolata del DL 185/2008 convertito con Legge 2/2009. L’articolo 16 del suddetto Decreto sancisce che: -Le nuove società sono tenute a dichiarare l’indirizzo PEC all’iscrizione nel registro delle imprese -I professionisti dovranno dichiarare, entro un anno, l’indirizzo PEC ai rispettivi ordini -Le società già esistenti dovranno dichiarare entro tre anni l’indirizzo PEC al registro delle imprese -Tutte le pubbliche amministrazioni dovranno dichiarare il proprio indirizzo PEC La Posta elettronica certificata fornita da Register.it in collaborazione con Infocert consente alle società, ai professionisti e alle pubbliche amministrazioni di adeguarsi immediatamente alle disposizioni previste dal decreto attivando un vero e proprio “domicilio elettronico” virtuale.

Come funziona la PEC?

Tra due utenti dotati di posta elettronica certificata il percorso di invio e ricezione del messaggio è mediato e garantito dai provider accreditati dal CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione http://www.cnipa.gov.it/site/it-IT/) che regolano la PEC. Il mittente invia il suo messaggio (1a) e riceve la ricevuta di accettazione (1b), nel momento in cui il messaggio viene preso in carico dal suo provider. Il messaggio viene inviato in maniera protetta e assicurata dal provider del mittente a quello del destinatario tramite una busta di trasporto (2a) virtuale sigillata. In fase di ricezione dal provider del destinatario viene inviata al mittente la ricevuta di consegna (2b). Allo stesso tempo il provider del destinatario consegna il messaggio al destinatario (4a). A questo punto il messaggio è disponibile nella casella del destinatario. (5) Ogni messaggio viene catalogato con codice identificativo conservato per legge per 30 mesi. Il contenuto può essere salvato inoltre nell’archivio di sicurezza (fino a raggiungimento limite spazio di 1 GB).

Come vengono gestiti i messaggi da email ordinarie a posta certificata?

I messaggi di posta certificata che non vengono riconosciuti come tali dal provider del destinatario (punto di ricezione) vengono trattati come messaggi di posta non certificata. Quando il messaggio non certificato perviene ad un provider di posta certificata (1) il punto di ricezione non riconosce le caratteristiche del messaggio di posta certificata e quindi crea un messaggio di anomalia (2), firmato digitalmente, a cui allega il messaggio ricevuto. Il messaggio di anomalia viene inoltrato al punto di consegna (se diverso dal punto di ricezione). Il messaggio di anomalia, a cui è allegato il messaggio ricevuto, viene depositato nella casella del destinatario, (3) che può visualizzare il messaggio di anomalia contenente il messaggio originale. (4)

Come vengono gestiti i messaggi da posta certificata a email ordinarie?

Il messaggio raggiunge il provider (1) che invia al mittente una ricevuta di accettazione (2), firmata digitalmente, in cui indica quali sono i destinatari che appartengono alla posta certificata e quali sono quelli esterni; per questi ultimi la trasmissione non viene considerata di posta certificata. La ricevuta contiene la data e l’ora di elaborazione (data e ora di invio). Non vengono accettati messaggi con destinatari in BCC (copia nascosta). Il provider del mittente crea un messaggio di trasporto a cui viene allegato il messaggio originale (3); il messaggio di trasporto contiene alcune informazioni sulla trasmissione, tra cui la data e l’ora di invio. Il messaggio di trasporto viene firmato dal provider mittente e spedito al destinatario. Il messaggio viene recapitato senza ulteriori controlli non essendoci provider certificato in ricezione, non verrà quindi inviata la ricevuta di consegna. Il destinatario accede alla propria casella di posta e legge il messaggio, costituito da messaggio di trasposto con allegato il messaggio originale.